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5月 01 2014

国際会議・学会主催者業務支援ツールConfVisor (その2)

前回は、国際会議や学会の主催者向けツールConfVisor開発の背景について説明しました。ConfVisorは無料で提供されている国際会議や学会の主催者業務をガイドするツールであり、日本における国際会議開催件数を増加させるべく日本政府観光局とTeam ConfVisorの共同で開発をすすめているシステムです。システムは3種類あり、一つはすでにリリース済であるConfVisor eXpressと、2014年上半期にリリース予定のConfVisor、また2015年にリリースが予定されているConfVisor Proがあります。今回は、ConfVisorのシステムの概要や機能について説明します。

 

システムの概要

国際会議主催者は、実行委員長が決定した時点を国際会議準備の開始であるとした場合、国際会議が完了するまでに、幅はあるが6〜36ヶ月の間、国際会議準備業務を行うことになります。その間に、実施する業務が抜ける、あるいは順序に関してミスをした場合、結果的にステークホルダー(利害関係者)へのサービスへと影響をきたします。そこで、ConfVisorでは、時期に応じて実施する業務を提示します(ConfVisor eXpressには本機能は含まれておりません)。もし、主催者がある業務の実施を忘れていた場合、より会議が成功に近づくように、その業務遂行時期を適切な順序で提示します。ミスコミュニケーションによる事業失敗や業務実施忘れなどを回避するために、統括委員長は、全ての委員業務をモニタリングできます。広報委員長や出版委員長などの各担当委員には、自らの業務に専念できるように、役割範囲外の業務は提示しません。なお、現在提供中のConfVisor eXpressにおいては、業務モニタリングやマネジメント機能は付属しておりませんが、国際会議主催者が活用できる各種テンプレートの他、誘致後の業務から国際会議実施・完了にいたる一連の業務とその進め方についての情報が提供されております。ConfVisorとConfVisor eXpressの違いについては、下の図をご覧ください。

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システムが提供するサービス

下の図に示す通り、ConfVisorは業務の項目だけではなく、それぞれの業務を実施するための手順も説明しています。例えば、国際会議プログラムの作成手順やそのサンプル、そして予算書などの各種テンプレートを提供します。国際会議や学会の主催経験が浅い主催者の声として、どうしても各種書類の書式などが分からないということが聞かれますが、ConfVisorでは国際会議において必要とされる標準的なテンプレートを配布しており、予算書や決算書などにおいては、地域の補助金などを得る際にそのままその書式を利用可能なことが多いです。

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ConfVisorの位置づけ

ConfVisorは、特に中規模〜小規模の学術国際会議や学会に絞った主催者支援ツールです。会議併設の展示会やその他の総論的な説明については、日本政府観光局が刊行している国際会議主催者マニュアルと重複してしまいますので、その情報は提供しておりません。一方で、国際会議主催者マニュアルにおいては、論文の査読や出版のフェーズ、その他学術国際会議特有の業務については取り扱っていない項目もありますので、ConfVisorと日本政府観光局の国際会議主催者マニュアルを補完的に活用することで、国際会議や学会がより成功に近くなると言えます。

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ConfVisor eXpress

本システムは、ポータル画面からユーザ登録することにより開始されます。ユーザ登録においては、形式的な審査がありますが、通常国際会議主催者や学会の事務局の場合、数日で利用許可が出されます(利用開始のメールがスパムフィルターにかかる場合もありますので、そちらも確認してください)。国際会議経験が豊富なホテルや旅行会社およびPCOにつきましては、別途支援プログラムを準備しておりますのでそちらをご活用ください。ConfVisor eXpress利用開始のメールを受け取ったあとから、指定したIDとパスワードでConfVisor eXpressにログインが可能となります。ログイン後は、下に示す図の通り、誘致後から会議開催・完了時までの一連の業務が列挙されており、そこに付けられたリンクをクリックすると業務の具体的な内容や手順、注意点についての説明を見ることができます。また、先に説明した通り、各種サンプルやテンプレートを入手可能となっております。

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現在、主催者業務のガイドConfVisor eXpressのみが運用中ですが、主催者業務を管理するConfVisorも近々利用可能となります。ConfVisorの具体的な機能や利用法については、利用開始時に説明する予定です。お楽しみにお待ちください。